UA
THE INSPECTION. ЖКГ - ОСББ
THE INSPECTION System як складова Системи Управлінського Обліку для ОСББ допоможе Керівництву, Правлінню, Власникам та Відповідальним особам володіти інформацією про Cтан Об'єктів Нерухомості, Територій, Інженерних мереж та систем в Смартфоні "під рукою", контролювати, відстежувати і визначати актуальний Стан всіх елементів Інфраструктури ОСББ, та оперативно приймати обгрунтовані та своєчасні управлінські рішення

“
ОСББ (об’єднання співвласників багатоквартирного будинку) - неприбуткова юридична особа, створюється власниками квартир та /або нежитлових приміщень багатоквартирного будинку для спільного користування, утримання і управління своїм будинком та прибудинковою територією, а також для юридичного оформлення їхніх майнових прав на будинок та прибудинкову територію.
Визначення ОСББ
Інфраструктура ОСББ
Можна зазначити, що існує Власна Інфраструктура ОСББ - багаторівнева Структура Об'єктів ОСББ - Територія, Огорожа, Елементи благоустрою, Нежитлові споруди, Житловий Багатоквартирний Будинок, Секції, Дах, Під'їзди, Приміщення (підвали, горища,...), Інженерні мережі та технічні системи (енергетика, тепло, газ, вода, каналізація, різне обладнання та устаткування), Парковки, Смітники, Дитячі майданчики, Зони відпочинку і т.п.:
Загалом, це ті Об’єкти Інфраструктури ОСББ, що безпосередньо забезпечують житлово-побутові потреби мешканців, постачання необхідних ресурсів води, газу, тепла й електроенергії, вирішують питання благоустрою, впорядкування прибудинкової території тощо.

Складна Інфраструктура ОСББ потребує постійної уваги, оперативного управління, планування та необхідних дій для підтримки в «Робочому Стані» всіх елементів Інфраструктури ОСББ.

Кожен з елементів Інфраструктури ОСББ має свій Стан з точки зору Безпеки, Технічного, Якісного і Санітарного-гігієнічного Стану Об'єктів ОСББ. Також Стан Об'єктів можна визначати та відслідковувати за Фінансовими та кількісними показниками Індикаторів (витрати на експлуатацію, споживання ресурсів, стан Бюджетів, тощо).

Керівництво ОСББ - Голова правління, Керуючий, члени Правління ОСББ - це ті особи, які приймають рішення стосовно належного управління та утримання Інфраструктури ОСББ.

Загальна Мета діяльності ОСББ - забезпечення Безпеки, Технічного, Якісного і Санітарно-гігієнічного Стану Об'єктів Інфраструктури, забезпечення побутових потреб мешканців, їх безпечного та комфортного проживання, утримання і розвитку самої Інфраструктури Об'єктів ОСББ
Головна Проблема - з часом Стан Об'єктів Інфраструктури ОСББ ЗАГАЛОМ ЗМІНЮЄТЬСЯ та ПОГІРШУЄТЬСЯ (без відповідної уваги та відповідного втручання).
Це означає можливості появи негативних наслідків, а саме:

  1. Рівень Безпеки (Життя / Пожежної безпеки / Електробезпеки) може зменшуватися,
  2. Технічний, Якісний та Санітарний Стан Об'єктів Інфраструктури ОСББ можуть погіршуватися,
  3. Комфорт проживання Власників та Мешканців може знижуватися
  4. Витрати на утримання Інфраструктури ОСББ збільшуються
  5. Ризики непередбачуваних та аварійних інцидентів збільшуються

З урахуванням зазначених проблем, Головні задачі ОСББ - Забезпечити належне та якісне утримання Об'єктів ОСББ, а саме:

Головні задачі ОСББ

  • Постійний контроль
    Організувати Постійний Контроль об'єктивного Стану Об'єктів ОСББ (Безпека, Технічний / Якісний / Санітарно-гігієнічний Стан, рівень Комфорту) шляхом проведення всебічних, систематичних та періодичних перевірок з фото-відео фіксацією згідно узгоджених Чек листів, що базуються на прийнятих Нормативних документах (Стандарти, Регламенти, Процедури, Правила)
    1
  • Вчасно виявляти та попереджати проблеми
    На основі постійного контролю об'єктивного Стану вчасно виявляти та попереджати появу всіляких недоліків та проблем з Об'єктами ОСББ.
    2
  • Контроль споживання ресурсів
    Контролювати споживання ресурсів (електрика, вода, тепло, газ,...) для розуміння обсягів та планування Бюджетів, а також для можливих заходів чи проектів для зменшення споживання (Енергоефективність, технології енергозбереження і т.і.).
    3
  • Своєчасні обгрунтовані рішення
    На основі даних про об'єктивний Стан Об'єктів ОСББ, даних про обсяги споживання ресурсів, приймати своєчасні обгрунтовані рішення стосовно утримання, обслуговування та ремонтів Об'єктів ОСББ, а також формувати Бюджети / Фонди різного призначення (Операційний, Резервний, Інвестиційний... )
    4
  • Вчасне планування робіт
    Вчасно планувати проведення профілактичного чи поточного сервісного обслуговування, проведення косметичних, поточних чи капітальних ремонтів Об'єктів ОСББ.
    5
  • Придбання послуг у зовнішніх підрядників
    Забезпечити придбання послуг у зовнішніх підрядників (ремонт, прибирання приміщень, утримання ліфтів, освітлення приміщень загального призначення і т.д.).
    6
  • Контроль результатів робіт
    Контролювати своєчасність, якість та повноту проведених ремонтних робіт та наданих послуг зовнішніми підрядниками шляхом проведення перевірок з фото-відеофіксацією, а також зі збереженням відповідних документів та звітів з прив'язкою до Об'єктів ОСББ.
    7
  • Контроль бюджетів
    Контролювати Бюджети (наповнення та витрати) Ремонтних / Резервних / Інвестиційних / інших фондів.
    8
  • Прозорість та звітність
    Забезпечити прозорість, звітність та інформування членів ОСББ про якісний, технічний та фінансовий Стан Об'єктів Інфраструктури ОСББ
    9
  • Інвестиційна привабливості та Ліквідність
    Забезпечити утримання та підвищення Статусу та Високої Інвестиційної привабливості та Ліквідності Об'єктів Нерухомості Власників
    10
Ефективне вирішення Головних задач ОСББ - це не проста задача, яку постійно має вирішувати керівництво ОСББ.

Актуальність вирішення Головних задач ОСББ ніколи не зменшується, а з часом тільки посилюється, тому що без відповідної уваги, без своєчасних рішень стосовно планування Бюджетів, стосовно планування своєчасного обслуговування та ремонтів - Стан Об'єктів Інфраструктури ПОГІРШУЄТЬСЯ і наведені негативні наслідки стають вагомим фактором, а ще окрім того - безпосередньо впливають на Інвестиційну привабливість та Ліквідність об'єктів нерухомості.
Додаткова Мета утримання Об'єктів Інфраструктури ОСББ в "хорошому" Стані - це утримання та підвищення Статусу та високої Інвестиційної привабливості та Ліквідності Об'єктів житлової, не житлової та комерційної нерухомості, що означає :
  • Вигода для Мешканців та Власників - Квартири чи Об'єкти комерційної нерухомості в "якісному" будинку, в якому забезпечується високий рівень надання послуг та ефективне вирішення Головних задач ОСББ, мають вищий Статус та вищу Вартість для продажу, ніж у "звичайному" будинку, іншими словами мають вищу Інвестиційну привабливість та вищу Ліквідність (Ліквідні активи – це активи, які можуть бути швидко та з мінімальними витратами перетворені у грошові кошти).

  • Вигода для ОСББ - ОСББ отримає можливості залучення більш високостатусних нових Власників квартир та членів ОСББ з більшими фінансовими можливостями для проживання, та потужних Інвесторів для Об'єктів комерційної нерухомості будинку, що дозволить з меншими проблемами наповнювати відповідні Бюджети та Фонди ОСББ, і відповідно, забезпечувати високий рівень надання послуг та ефективне вирішення Головних задач ОСББ.

Інші вагомі фактори, які потрібно враховувати Керівництву ОСББ, та які впливають на ефективність вирішення Головних задач ОСББ

Можна навести приклади Контролю та типових Перевірок Об'єктів Інфраструктури ОСББ:

Загалом можна зазначити, що

УПРАВЛІННЯ та КОНТРОЛЬ

за Станом Об'єктів Інфраструктури ОСББ та

за Станом Фінансових та кількісні Індикаторів

ВИЗНАЧАЮТЬ -

наскільки Ефективно ( Добре чи Критично погано ) відбувається досягнення

Головних Цілей :

- забезпечення потреб Населення і його безпеки, благоустрою, комфортного проживання,

- забезпечення потреб Бізнесу і його розширення,

- забезпечення розвитку Інфраструктури ОСББ

- забезпечення утримання та підвищення Інвестиційної привабливості та Ліквідності Об'єктів.


Для ефективного контролю та управління Об'єктами Інфраструктури у Керівництва та інших Відповідальних осіб ОСББ (з урахуванням прав доступу) мають бути завжди доступні в Смартфоні "під рукою" та в Інтернет навігаторі наступні Інструменти :
  • Інструменти для доступу до інформації про Об'єкти Інфраструктури ОСББ
    Доступ до інформації та даних про Об'єктів Інфраструктури ОСББ:
    • Детальна Структура Об’єктів, Підрозділів, Персоналу – навігація по ієрархіям Об’єктів та Підрозділів "знизу - до гори".
    • Структура Фінансових та Кількісних Індикаторів по Об'єктам – динаміка бюджетів/витрат, споживання ресурсів, ...
    • Нормативні документи (Стандарти, Регламенти, Процедури, Правила),
    • Використання QR кодів для доступу до даних.
  • Інструменти для доступу до інформації про поточний Стан Об'єктів Інфраструктури ОСББ та динаміку Стану Об'єктів в часі
    Доступ до інформації та даних про Стан Об'єктів Інфраструктури ОСББ (на всю глибину Ієрархій Об’єктів та Підрозділів "знизу - догори", з аналізом динаміки змін в часі :
    • Поточний якісний, технічний, санітарний, безпековий Стан Об'єктів з фото / відео підтвердженням,
    • Стан по Підрозділам,
    • Стан Фінансових та Кількісних Індикаторів (KPI, Бюджети, Баланси, Залишки, Споживання ресурсів),
    • Актуальність Стану Об'єктів.
  • Інструменти для визначення актуальності поточного Стану Об’єктів ОСББ
    Інструменти для визначення актуальності поточного Стану Об'єкти Інфраструктури ОСББ, шляхом проведення всебічних, оперативних чи періодичних Перевірок / Інспекцій для контролю Безпеки, Технічного, Якісного і Санітарно-гігієнічного Стану Об'єктів ОСББ з фото / відео фіксацією згідно узгоджених Чек листів, що базуються на прийнятих Нормативних документах (Стандарти, Регламенти, Процедури, Правила).
  • Інструменти для фіксації Фінансових та Кількісних Індикаторів чи показників Об’єктів ОСББ
    Структура Фінансових і Кількісних Індикаторів та інструменти роботи з ними дозволяють аналізувати фінансові та кількісні показники в розрізі Об’єктів ОСББ.
  • Інструменти для фіксації та реєстрації результатів робіт
    Інструменти для фіксації та реєстрації результатів робіт чи наданих послуг (якісні, кількісні та фінансові характеристики робіт чи наданих послуг, супутні документи, контакти контрагентів) з прив’язкою до Об’єктів.
  • Інструменти для ретельного контролю та відстеження актуальності Стану Об'єктів Інфраструктури ОСББ
    Інструменти дозволяють ретельно контролювати та відстежувати актуальність Стану Об'єктів ОСББ, та їх придатності до експлуатації з урахуванням пройденого часу чи значень Індикаторів, а також вчасно виконувати необхідні Перевірки та Регламенти підтримки Об'єктів в робочому стані.
  • Інструменти оперативної нотифікації та інформування
    Інструменти оперативної нотифікації та інформування Керівників та Відповідальних осіб дозволяють оперативно отримувати інформацію про зміни поточного Стану Об’єктів ОСББ різними каналами (ел.пошта, телеграм канали, тощо).
  • Інструменти Звітності
    Інструменти Звітності дозволяють забезпечити генерацію та розсилку оперативних чи періодичних деталізованих Звітів про Стан Об'єктів Інфраструктури ОСББ.
Існує потреба, Існує рішення - THE INSPECTION System

З впровадженням THE INSPECTION System Всі зазначені Інструменти стають доступними для Керівництва та інших Відповідальних осіб ОСББ.

Для отримання результатів від впровадження THE INSPECTION System потрібно виконати кілька простих та зрозумілих Кроків :
Обстеження та Аудит
Обстеження Інфраструктури Об'єктів Інфраструктури ОСББ передбачає визначення та формалізація всіх важливих елементів Інфраструктури ОСББ:
  1. Корпус Нормативних документів, Стандартів, Регламентів та правил, які визначають - яким має бути нормальний Стан Інфраструктури ОСББ (що і як повинно перевірятися).
  2. Класи Об'єктів та класи Перевірок,
  3. Реєстри Об'єктів, Підрозділів Інфраструктури ОСББ, Відповідальних Персон
  4. Ієрархії Об'єктів та Підрозділів
  5. Реєстри Фінансових та Кількісних Індикаторів в розрізі Об’єктів ОСББ
  6. Чек листи та Регламенти Перевірок (частота, періодичність, умови)
  7. Правила відстеження актуальності Стану Об'єктів Інфраструктури ОСББ (Граничні обмеження в часі чи згідно значень Індикаторів)
Аудит Об'єктів Інфраструктури ОСББ передбачає визначення та фіксацію :
  1. Поточного Стану всіх Об'єктів (ОК, Увага, Критично),
  2. Поточних значень (можливо історії) Фінансових та Кількісних Індикаторів
  3. Відповідальних Персон чи Підрядників, хто має бути залучений до проведення Перевірок
Інтеграція з ІТ Інфраструктурою Замовника (у разі потреби) передбачає Аналіз та підготовку проекту інтеграції з корпоративними інформаційними системами для обміну даними про Об'єкти, їх Стани, тощо.
Підготовка даних та Розгортання системи
Підготовка даних для завантаження. На даному етапі на основі даних Обстеження та Аудиту проводиться підготовка даних для завантаження в систему THE INSPECTION System.

Розгортання THE INSPECTION System. В ІТ Інфраструктурі Замовника або в Інфраструктурі THE INSPECTION проводиться розгортання та конфігурація системи.

Інтеграція. Також, у разі необхідності Інтеграції з корпоративними інформаційними системами для обміну даними виконується розробка підсистеми Інтеграції згідно проекту п.1.
Експлуатація системи
Після розгортання та конфігурація системи THE INSPECTION System та загрузки даних система готова до експлуатації.
Технічна підтримка та супровід
В процесі експлуатації THE INSPECTION System забезпечується технічна підтримка та супровід системи, можуть надаватися додаткові сервісні і консалтингові послуги та послуги системного адміністратора.


Після впровадження THE INSPECTION System окрім доступності наведених вище Інструментів досягаються наступні результати :
  • Все завжди в Смартфоні "під рукою"
    Всі важливі та критичні Об'єкти Інфраструктури ОСББ під контролем і завжди в Смартфоні "під рукою"- поточний Стан всіх Об'єктів, Стан Фінансових та кількісних Індикаторів, експлуатаційна документація, звіти та результати попередньо проведених робіт з Об'єктами
  • Перевірки з точним виконанням вимог Нормативних документів
    Забезпечення проведення всебічних, систематичних, періодичних Перевірок Об'єктів Інфраструктури ОСББ по Чек листам з точним виконанням всіх вимог згідно відповідних Нормативних документів (Стандартів, Регламентів, Процедур, Правил)
  • Завчасне виявлення проблем
    Систематичний контроль та відстеження актуальності Стану Об'єктів ОСББ, а також проведення всебічних та систематичних Перевірок дозволяє завчасно виявляти та попереджати на ранніх стадіях можливі проблеми з Об'єктами ОСББ
  • Своєчасні рішення та обгрунтовані Плани
    Наявність достовірної та всебічної інформації про Стан Об'єктів ОСББ дозволяє приймати своєчасні управлінські рішення та готувати обгрунтовані Плани
  • Мінімізація Ризиків аварій та Контроль зносу та деградації
    Систематичний контроль та відстеження актуальності Стану Об'єктів ОСББ дозволяють Мінімізувати Ризики появи як Аварійних ситуацій та Інцидентів непередбачуваного та раптового та виходу з ладу Об'єктів ОСББ - Аварії, Поломки, Блокування і т.і, так і Контролювати поступове погіршення Стану Об'єктів ОСББ - Деградація, Знос, Перевищення граничних рівнів,..
  • Мінімізація Ризиків непередбачених витрат
    Систематичний контроль та відстеження актуальності Стану Об'єктів ОСББ дозволяє Мінімізувати Ризики непередбачених витрат або перевищення бюджетів
  • Забезпечення високого рівня Безпеки
    Проведення всебічних, систематичних, періодичних Перевірок забезпечує утримання та підвищення рівня Безпеки (Пожежна, Життя та здоров'я мешканців)
  • Інвестиційна привабливість, Ліквідність та Розвиток
    Своєчасні управлінські рішення та виконання Планів по перевіркам, обслуговуванню, плановим косметичним чи капітальним ремонтам дозволяє утримувати та підвищувати рівень Інвестиційної привабливості та Ліквідності Об'єктів ОСББ, а також забезпечує розвиток Інфраструктури ОСББ
  • Дисципліна працівників та високий рівень якості робочих процесів
    Інструментальне забезпечення процесів утримання та експлуатації Об'єктів ОСББ системою THE INSPECTION System дозволяє дисциплінувати працівників та підтримувати високий рівень якості робочих процесів обслуговування Об'єктів ОСББ з фіксацією результатів с системі для подальшого їх аналізу та використання при прийнятті своєчасних управлінських рішень та підготовці Планів